Afronding implementatie DMS: uitvoer op 1 december 2023 en invoer op 1 januari 2024

Het Douaneaangiften Management Systeem (DMS) wordt geïmplementeerd om de naleving van het Douanewetboek van de Unie (DWU) te verbeteren. Deze Europese regelgeving verplicht Nederland onder andere om gebruik te maken van verplichte datasets. De wettelijke basis voor het invullen van elektronische aangiften en kennisgevingen wordt gevormd door:

1. Bijlage B van Gedelegeerde Verordening (GVo.DWU)
2. Bijlage B van de Uitvoeringsverordening (UVo.DWU)
3. Bijlage VIa van de Algemene Douaneregeling (ADR)

Alle lidstaten van de Europese Unie (EU) moeten gebruikmaken van verplichte datasets om meer uniformiteit in aangiften binnen de EU te realiseren. Implementatie van DMS kan echter met name in Nederland worden ervaren als een stap terug, aangezien de nationale wetgeving veel vereenvoudigingen bood en met de komst van DMS het gevoel ontstond dat deze vereenvoudigingen werden teruggedraaid.

Dit leidde aanvankelijk tot grote weerstand bij het bedrijfsleven en het meerdere keren uitstellen van de implementatiedatum. Uiteindelijk werd er vereenvoudiging aangeboden in de vorm van de ketenregeling, die uitvoering kreeg onder DMS 4.1. Hierin worden alle aangiften in de vereenvoudigde ‘procedure inschrijving in de administratie van aangever’ (IIAA) verwerkt. Let op: in DMS 4.0 worden aangiften voor invoer, uitvoer en opslag (inclusief bijzondere regelingen) in de normale procedure verwerkt.

De ketenregeling omvat meerdere IIAA's die elkaar opvolgen, en waarbij de goederenstroom in één administratie kan worden gevolgd. Ketenregeling houdt in dat goederen worden aangebracht bij de Douane aan het begin van de keten, bijvoorbeeld bij het plaatsen van goederen in een douane-entrepot, en ontheffing van aanbrengen krijgen in opeenvolgende IIAA's. Dankzij deze vereenvoudiging kan fysieke controle plaatsvinden op een logistiek rustmoment en kan de rest van de keten zonder onvoorziene hindernissen verlopen.

Geen echt grote verschillen

Beurtvaartadres is een van de 47 douanesoftwareleveranciers die actief zijn in Nederland en heeft circa duizend bedrijven als klant. De algemene ervaring bij zijn klanten die nu al aangifte doen in DMS, is dat ze er best snel aan wennen. Het opmaken van invoeraangiften in DMS levert wat meer moeilijkheden op door de nieuwe lay-out en her en der nieuwe codes (die zijn gepubliceerd in codeboek DWU-A). Voor het opmaken van uitvoeraangiften zijn er geen echt grote verschillen ten opzichte van AGS (het oude systeem).

Naast bedrijven die al hun eerste ervaringen met DMS hebben, is er ook een grote groep bedrijven die nog wacht tot hun softwareleverancier de implementatiedatum bij de Douane kenbaar heeft gemaakt. Maar dat is geen reden om niets te doen. Zorg er dan voor dat je als eindverantwoordelijke helemaal klaar bent voor de implementatie. Hieronder drie stappen die je kunt nemen.

Stap 1. Bepaal de bron van de data per aangifte-element

De Douane heeft samen met bedrijven een Excel-overzicht gemaakt van alle gegevens die relevant zijn voor douaneaangiften. Dit is op te vragen bij de ledenservice Internationaal Ondernemen van evofenedex.

Het is raadzaam met behulp van dit overzicht te inventariseren welke aangiften van toepassing zijn op de douaneactiviteiten van jouw bedrijf. Als dat duidelijk is, kun je direct per soort aangifte beoordelen welke gegevens verplicht of facultatief zijn om in te vullen per soort aangifte, en op welk niveau (zending of artikel). Daarnaast is het verstandig voor elk gegevenselement de huidige bron daarvan te bepalen en te controleren of dit element al aanwezig is in de interfacefile naar jouw douanesoftware. Zo zie je of je beschikt over alle data en kun je de beste manier bepalen om deze in de aangifte te krijgen.

Stap 2. Teken een schema van toekomstige douaneprocessen versus de huidige situatie

Hierboven staat een voorbeeld van een schema met een toekomstig scenario van douanegerelateerde processen binnen een bedrijf dat beschikt over een douane-entrepot en gebruikmaakt van IIAA-plaatsing en IIAA-invoer. Dit bedrijf doet geen invoeraangiften direct na ontvangst van goederen en doet ook geen wederuitvoer voordat de goederen in een entrepot worden geboekt. Er is gekozen voor de ketenregeling van DMS 4.1. In een dergelijke situatie zijn de volgende drie DMS-aangiften van toepassing:

1. Aangifte I2: aanbrengen van goederen bij de Douane in geval van inschrijving in de administratie van de aangever;
2. Aangifte H1: aanvullende aangifte voor het vrije verkeer;
3. Aangifte B1: aangifte ten uitvoer en wederuitvoer.

Dankzij de ketenregeling is er in dit scenario sprake van een ontheffing van aanbrengen in het proces van uitgaan. Denk eraan dat voor het toepassen van de ketenregeling ook een Auditfile Voorraad moet worden overlegd. Auditfile Voorraad wordt waarschijnlijk pas verplicht vanaf medio 2024. Tot die tijd is het raadzaam voorraadverloop zoals je die ook in het kader van de Geautomatiseerde Periodieke Aangifte (GPA) gebruikt, te blijven monitoren. Overleg met je softwareleverancier of hij GPA kan blijven ondersteunen naast DMS. Het vergelijken van het toekomstscenario met de huidige situatie helpt je niet alleen de verandering goed te begrijpen, maar ook om deze aan anderen uit te kunnen leggen. Bijvoorbeeld aan douanemedewerkers tijdens een herzieningsonderzoek.

Stap 3. Bepaal implementatie scenario’s

Het is belangrijk bij deze stap interne IT-medewerkers en softwareleverancier te betrekken. Samen kun je het best beoordelen of het door jou gekozen scenario haalbaar is binnen de deadline. De drie belangrijkste vragen die beantwoord moeten worden:

1. Gaan we in één keer over naar DMS, voor zowel uitvoer- als invoerprocessen?

Bedrijven die in één keer overgaan, moeten voor 1 december 2023 migreren. Als je de migratie stapsgewijs wilt uitvoeren om risico's te spreiden, is het raadzaam met uitvoer te beginnen, want dat moet op 1 december 2023 klaar zijn. Invoer moet voor 1 januari 2024 afgerond zijn;

2. Wat als mijn softwareleverancier mogelijk niet op tijd klaar is met de ontwikkeling?

Als je leverancier de procedures voor DMS 4.0 wel heeft afgerond maar nog niet de vereenvoudigingen heeft geïmplementeerd, kun je overwegen tijdelijk gebruik te maken van normale procedures (DMS 4.0). Dit kan echter betekenen dat je tijdelijk je entrepotvergunning moet schorsen en alles direct bij ontvangst moet inklaren. Als je niet over voldoende middelen beschikt om alle invoer- en uitvoeraangiften zelf te verzorgen, kun je overwegen deze uit te besteden. Overweeg de voor- en nadelen van alle opties zo snel mogelijk. Als je stuit op obstakels die een risico vormen voor de continuïteit van je bedrijf, neem dan onmiddellijk contact op met de Douane;

3. Is je leverancier klaar, maar lukt het je niet intern de IT-aanpassingen voor elkaar te krijgen?

Bij het toepassen van de ketenregeling moet je bij ontvangst van goederen in je entrepot een aanbrengbericht naar de Douane sturen en wachten op aanvaarding daarvan. Het kan zijn dat de Douane op basis van je aanbrengbericht goederen selecteert voor fysieke controle. Hierdoor (anders dan voorheen met gebruik van IIAA-plaatsing) kun je pas gaan orderpicken als de controle is uitgevoerd. Lukt het niet om deze wijziging in je IT-infrastructuur te implementeren? Denk dan aan een handmatige blokkade van goederen, totdat het aanbrengbericht is aanvaard. Hetzelfde geldt voor additionele gegevenselementen in de aangifte. Als het niet lukt deze tijdig toe te voegen aan een interface, overweeg dan de ontbrekende elementen tijdelijk handmatig in te vullen.

Eén ding is zeker: DMS komt eraan. Hoop dus niet dat uitstel uit het verleden zal leiden tot afstel. Richt je in plaats daarvan op het vinden van een oplossing. Begin met wat haalbaar is voor je bedrijf, ook al voelt het in eerste instantie misschien als een stap terug op het gebied van digitalisering.

Dit artikel is geschreven door Agnieszka Brodacz, specialist customs & trade compliance bij evofenedex. Het artikel heeft ook gestaan in globe, het vakblad voor internationaal ondernemen van evofenedex. Foto: Douane Nederland.