DMS zal werk van declaranten fundamenteel veranderen

Wanneer je een digitale aangifte ten invoer of uitvoer doet, worden je gegevens verstuurd naar AGS. Dit is het systeem van de douane, dat sinds jaar en dag enorme hoeveelheden invoer- en uitvoeraangiften verwerkt. Maar het is ook een systeem dat inmiddels niet meer aansluit op de regelgeving van nu en in de toekomst. AGS begint dan ook steeds meer te piepen en kraken onder het toenemende aantal aangiften.

Met de invoering van DMS op 1 juli 2023 komen veel vernieuwingen op ons af. De douaneaangifte in AGS zoals we die nu kennen, gaat volledig op de schop (nog openstaande aangiften worden gedurende het resterende jaar door de douane afgehandeld). Hierbij worden layout, invulling en validatie allemaal opnieuw gedefinieerd. Dit vraagt om serieuze aanpassingen van werkinstructies bij de aangevers en vertegenwoordigers. En niet te vergeten: de softwareleveranciers. Tekstvelden zijn passé. Het datamodel van DMS is volledig vernieuwd. Waar je bijvoorbeeld voorheen het vak 44 voor een keur aan gegevens als ‘vrij tekstveld’ kon gebruiken, is dat met DMS niet langer het geval. Vrijwel alle informatie moet je nu in specifiek daarvoor gecreëerde velden ingeven. En dat niet alleen: er moet ook nog eens (veel) meer informatie worden verstrekt. Doe je een aangifte ten invoer? Dan mag je de exporteur van je zending gaan vermelden. Met alle bijbehorende gegevens. Heeft de ontvanger een AEO-vergunning? Dan graag ook het nummer van deze vergunning vermelden.

Meer werk? Tot op zekere hoogte wel, maar uiteraard heeft de nieuwe werkwijze ook voordelen. De douane kan al in een vroeg stadium controle op je aangifte uitvoeren en een eventuele fysieke controle inplannen. Daarnaast wordt dankzij de informatieverstrekking de gehele keten transparanter. Een ander (zeer welkom) voordeel moet de verhoogde betrouwbaarheid van DMS zijn, waarmee het gebruik van de noodprocedure drastisch moet worden teruggebracht.

GPA en SPA vervallen

Een opvallende aanpassing is dat de douane zelf geen aangiften meer corrigeert, zoals ze nog wel in AGS doet. Deze verantwoordelijkheid wordt verlegd naar degene die de aangifte doet. Kort gezegd: als je een aangifte indient die een fout bevat, dan krijg je automatisch een bericht van de douane. Je past de correctie toe en dient de aangifte opnieuw in. Dit scheelt over en weer mailen en/of bellen, wat een - soms aanzienlijke - vertraging in de afhandeling kan voorkomen.

De Geautomatiseerde Periodieke Aangifte (GPA) en Schriftelijke Periodieke Aangifte (SPA) komen te vervallen. Vergunninghouders IIAA voor de douaneregelingen actieve veredeling, in het vrije verkeer brengen, tijdelijke invoer en douane-entrepot moeten per 1 juli 2023 hun aanvullende aangiften en/of aanbrengberichten versturen via DMS 4.1. Hiermee wijzigt de aangiftenstructuur van periodiek naar continu.

Planningtool voor migratie

Hoe zit het nu met de daadwerkelijke migratie van AGS naar DMS? Op www.douane.nl is een gedetailleerde migratieplanning te vinden met de verschillende fasen waarin bedrijven op DMS worden omgezet. De douane maakt hierbij gebruik van de ‘planning-migratietool’. Hierin worden vier dagen per week, acht slots per dag gevuld met per slot acht migraties. Bedrijven die zelf aangifte doen, worden rechtstreeks benaderd. Wanneer je gebruikmaakt van aangekochte douanesoftware, neem dan contact op met je softwareleverancier. De douane communiceert de voorgenomen migratie met hen; informeer daarom wanneer jouw bedrijf aan de beurt is. Wacht niet tot volgend jaar of op een update van de douane of je leverancier, maar begin zelf tijdig met de voorbereiding.

Intern projectleider aangesteld

Ondernemersvereniging evofenedex neemt namens het bedrijfsleven deel aan het Overleg Douane Bedrijfsleven. Hier worden onder meer de actualiteiten rondom de overgang naar DMS besproken en wordt invloed uitgeoefend op voorgenomen plannen van de douane. Momenteel is een werkgroep DMS actief, bestaande uit logistiek dienstverleners, softwareleveranciers en koepelorganisaties (waaronder evofenedex) die met name de technische kant van DMS tegen het licht houdt en in overleg met de douane een werkdocument DMS opstelt. Maar hoe werken de resultaten van deze overleggen nu door in de operaties van bedrijven? Waar staan de declaranten vandaag de dag in de transitie? Wij gingen op zoek en vonden twee mensen uit het veld die hun ervaringen met ons wilden delen.

Meer stabiliteit 

Peter Mensink, keyuser Customs bij FrieslandCampina Ingredients verwacht dat DMS zal zorgen voor meer stabiliteit. “Bij onze zuivelcoöperatie zijn we al een tijdje druk bezig met de overgang naar DMS. Door vertragingen bij de douane is die overgang helaas een aantal keren uitgesteld. Onze verwachting is dat het nieuwe aangiftesysteem meer stabiliteit gaat brengen. AGS is samengesteld uit meerdere oudere systemen en we denken dat DMS hier duidelijke verbeteringen zal laten zien.

Wij zijn uitsluitend bezig met export. Helaas hebben we de afgelopen tijd veel last gehad van het uitvallen van AGS en moesten we daardoor de noodprocedure toepassen. Zoals je vast weet, is dat omslachtig en vervelend. Het kost tijd en levert soms veel extra administratie op. Gezien de huidige storingen in AGS hopen we ook hier op een flinke verbetering met DMS.

Oorspronkelijk zouden we in juli 2022 zijn overgegaan naar het nieuwe systeem. Nu staan we op de planning voor eind februari 2023. Om het geheel in goede banen te leiden, hebben we intern een projectleider aangesteld. Samen met externe consultants en softwareleveranciers bereiden wij ons voor en zoeken we proactief naar verbeteringen. Zelf heb ik straks een actieve rol bij het testen van het nieuwe systeem en ga ik met een collega onder meer de informatievoorziening naar de andere locaties verzorgen.”

Straks wennen 

“Ik verwacht dat de transitie in het begin wel eens rommelig kan zijn”, aldus Ivy Vlug, teamleider Customs Department bij logistiek dienstverlener Van der Helm. “Als een nieuw systeem wordt opgeleverd, zijn er vanzelfsprekend veel vragen. We maken ons zorgen dat hierdoor vertragingen ontstaan. De douane komt door de transitie onder flinke druk te staan. Het is belangrijk dat ook die zich goed gaat voorbereiden op wat er aankomt.”

Op de vraag of het beter zal worden met DMS, antwoordt Ivy: “Bij AGS was het ook de verwachting dat het een beter systeem zou worden dan zijn voorganger. Alleen is door alle ervaringen met AGS het vertrouwen in het nieuwe systeem wel lager dan in het verleden. We hebben met de recente grote problemen met de noodprocedure in AGS wel gezien dat dit zware druk op de logistiek en ons personeel legt. Dit moet echt worden verbeterd.”

Ivy neemt zelf ook deel aan de werkgroep DMS. “Hierin werken we onder meer aan een handleiding voor declaranten. Daarnaast breng ik voor mijn collega’s de veranderingen in DMS ten opzichte van AGS in kaart. Dit doe ik ook voor de in te vullen codes. Want declaranten moeten straks wennen aan een volledig nieuwe codelijst. De uit AGS bekende codes zijn niet meer bruikbaar. Ook hierom is het zo belangrijk dat bedrijven op tijd beginnen met hun voorbereidingen.”

Goede voorbereiding cruciaal

Bij Van der Helm is een projectteam opgezet voor de overstap. Ivy: “Wij staan ingepland om eind mei volgend jaar te migreren naar DMS. Inmiddels zijn we begonnen met het werken in de testomgeving. Voor zover we nu kunnen zien, is het nieuwe systeem er qua gebruiksgemak op vooruitgegaan. Mijn advies is om - als je dat nog niet hebt gedaan - spoedig contact op te nemen met je softwareleverancier. Want een goede voorbereiding is cruciaal. Wij zijn intern hard met de teams declaranten aan het werk om de voorbereidingen voor de overgang en implementatie op te tuigen. Als iedereen zich inzet en meewerkt aan de testprogramma’s, vergroten we de kans dat we een stabiel systeem krijgen aanzienlijk.”

Dit artikel staat ook in het vakmagazine globe van september 2022 en is geschreven door Patrick van Bergen, customs & compliance specialist Internationaal Ondernemen bij evofenedex.