Douaneformaliteiten en exportdocumenten

Er zijn in Nederland diverse overheidsinstanties, die bemoeienis hebben met de import en export. Onder hen neemt de douane de meest prominente plaats in. Weliswaar speelt de douane nauwelijks nog een rol ten aanzien van het handelsverkeer binnen de EU, maar in het goederenverkeer met derde landen (= niet-EU landen) is de douane nog volop aanwezig. Reeds meer dan 400 jaar is de douane het instituut, dat speciaal is belast met het toezicht op de in-, uit- en doorvoer van goederen.

In het verleden was uitvoer enkel een ‘statistische activiteit’ voor de douane. Douane had met name aandacht voor de invoer, omdat daar de meeste bedreigingen zijn danwel heffingen moesten plaats vinden. Met de invoering van nieuwe concepten zoals het Export Control System en Authorised Economic Operator wordt deze perceptie onderuit gehaald. Met name uitvoer wordt belangrijk want op uitvoer volgt altijd invoer. Daarmee aangevend dat problemen beter aan het begin van de supply chain kunnen worden opgelost dan later. Een goede afwikkeling van de uitvoer en de controle daarop, gaat heel belangrijk worden.

 

Uitvoeraangifte ipv enig document

Goederen die de EU gaan verlaten moeten bij de douane worden aangegeven ten uitvoer. Een douane-aangifte gebeurt digitaal. Hiervoor heeft u een vergunning nodig van de Douane en een goedgekeurd softwarepakket.  De Douane controleert de gegevens van de aangifte. U ontvangt daarop een elektronisch bericht over uw aangifte van de Douane, bijv. dat de goederen mogen worden weggevoerd of dat de Douane de goederen nog verder wil controleren.

 

Certificaten van Oorsprong

Sommige landen buiten de EU vragen om een CvO vanwege handelspolitieke maatregelen, zoals boycotten, importbeperkingen en importquota. Ook hoeft u in sommige landen met een CvO minder of zelfs helemaal geen invoerrechten te betalen. Daar geldt dan het MFN importtarief (most favoured nation-tarief). Zonder CvO kunt u tegen moeilijkheden aanlopen als u in een bepaald land producten wilt invoeren. Binnen de EU heeft u meestal geen CvO nodig.

 

Certificaten inzake goederenverkeer (EUR)

Soms is het voldoende om aan te tonen dat een product oorsprong heeft binnen de EU met name in het goederenverkeer met landen waarmee de EU een tariefpreferentie is overeengekomen. Het begrip ‘oorsprong’ is hier ongeveer gelijk aan dat bij de certificaten van oorsprong. Er zijn echter diverse aanvullende voorwaarden en uitzonderingen aan verbonden, die per verdragpartner kunnen verschillen. De aanvraagprocedure is eveneens vergelijkbaar met die voor het certificaat van oorsprong; ingevuld indienen bij de KvK, voorzien van bewijsstukken voor de oorsprong.
 

Gezondheidscertificaten

Voor sommige goederen wordt, ongeacht het land van bestemming, een speciaal document gevraagd om de grens te mogen passeren. De bedoeling van deze documenten spreekt welhaast vanzelf – zie de onderstaande voorbeelden.
- Gezondheidspapieren voor levende dieren. Inlichtingen hierover bij het Ministerie van Landbouw, afd. Exportbevordering.
- Gezondheidscertificaten voor vlees, af te geven door een Rijkskeurmeester.
- Verklaringen van de Plantenziektenkundige Dienst te Wageningen omtrent levende planten, bomen, struiken enz.

 

TIR-carnet

 Een groot aantal landen (het douanegebied van de Europese Unie geldt in deze als één gebied) hebben met elkaar een overeenkomst gesloten om het internationaal vervoer van goederen per auto of met containers te versnellen. Het betreft hier de TIR Overeenkomst. TIR staat voor Transport International de Marchandises par la Route.

Voor het transport wordt gebruik gemaakt van het Carnet-TIR, dat voor het opeenvolgend overschrijden van verschillende grenzen kan worden gebruikt. Het Carnet-TIR wordt uitgegeven in boekvorm en bestaat uit een aantal formulieren (manifesten), die door middel van een omslag zijn gebundeld. De formulieren bestaan uit een gedeelte waarop de lading wordt omschreven en een gedeelte dat dienst doet voor ambtelijke aantekeningen door de douane. Een Carnet-TIR mag slechts worden gebruikt als het vervoer in de Europese Unie aanvangt en eindigt buiten de Europese Unie of het vervoer begint buiten de Europese Unie en eindigt in de Europese Unie.

 

ATA-carnet voor tijdelijke uitvoer

Neemt u in het buitenland deel aan een beurs of tentoonstelling, gaat u met monsters en ander demonstratiemateriaal op reis, neemt u gereedschap mee voor onderhoud bij buitenlandse klanten – of ander beroepsmateriaal – en u neemt na gebruik al die goederen weer mee terug naar uw eigen land, dan is aangifte ten uitvoer niet nodig. Buiten de EU hebt u hiervoor een ATA-carnet nodig, af te geven door de Kamer van Koophandel tegen een vergoeding. Binnen de EU is geen ATA-carnet nodig. U moet echter wel een register bijhouden als u beroepsmateriaal in verband met dienstverrichting tijdelijk overbrengt naar een andere lidstaat.

Fenedexpress

Hieronder vindt u het laatste artikel uit Fenedexpress over 'Douanedocumenten'

Exportadvisering op Maat

Succesvol coachingstraject bij KROHNE Altometer

 

 

Afgelopen jaar heeft de firma KROHNE Altometer een intensief coachingstraject, in het kader van 'Exportadvisering op Maat' van Fenedex, doorlopen. Eerder was tijdens een douanecontrole bij KROHNE gebleken dat men onvoldoende inzicht had in de interne douaneprocessen en verplichtingen waardoor KROHNE risico's zou kunnen lopen. Fenedex spreekt met Niels Braat, verantwoordelijk voor douanezaken bij KROHNE en met coach Lammert de Jong over de ontwikkeling die KROHNE heeft doorgemaakt.

 

KROHNE Altometer maakt onderdeel uit van de Duitse KROHNE Groep. De KROHNE Groep is actief in het ontwikkelen, produceren en verkopen van flow-,level-, temperatuur-, analyse- en drukmeters wereldwijd. Deze producten worden in verschillende industrieën toegepast, zoals de (petro)chemie, water/afvalwater, papier, staal, energie, Olie&Gas, farmaceutische en voedings- en genotsmiddelenindustrie

 

Wat ging er intern niet goed?

Niels: Zowel aan de ingaande als de uitgaande kant waren er zaken die niet geheel goed gingen.

In korte tijd zijn we snel gegroeid. Voorheen kochten we hoofdzakelijk in op de Europese markt. Sinds een aantal jaren is er sprake van een toenemende inkoop van producten uit Azië met als gevolg steeds meer import-transacties. Het vervoer en de inklaring hadden we geheel uitbesteed aan een logistieke dienstverlener, waardoor we weinig zicht hadden op de inkomende zendingen. We voelden ons er eigenlijk niet verantwoordelijk voor. Bij een controle door de douane bleek dat er onder een verkeerde goederencode werd ingeklaard. De douane startte een onderzoek en stelde vragen waardoor het inklaringsproces aanzienlijk vertraagde. Dit had uiteindelijk zijn weerslag op de productie in Dordrecht.

Ook aan de uitgaande kant liep niet alles even vlekkeloos. We hadden een 'domproc-vergunning' waardoor we niet per zending een uitvoeraangifte hoefden te maken. We konden volstaan met een collectieve maandelijkse melding achteraf aan het CBS. We hoefden alleen een stempel op de documenten te zetten. Het was een routinehandeling geworden waarvan niemand eigenlijk wist wat het precies betekende.

Dit ging goed totdat deze douaneregeling werd afgeschaft en we weer onder toezicht van de douane kwamen. Toen bleek dat we de douaneprocessen en verplichtingen niet goed in kaart hadden, waardoor we risico's liepen.

 

Hoe verliep het coachingstraject?

Niels: Via Fenedex zijn wij in contact gebracht met Lammert de Jong, logistiek manager Douane, EMEA bij Du Pont de Nemours ( Nederland ) B.V. en adviseur op het gebied van douanezaken. Deze heeft in het kader van 'Exportadvisering op Maat' van Fenedex eerst een intakegesprek gevoerd met ons. Op basis daarvan heeft hij een inventarisatie gemaakt van aandachtsgebieden met aanbevelingen voor het management.

Lammert: Het begint bij het management. Het is essentieel dat het management zich bewust wordt van de risico's en de noodzaak inziet van aanpassingen. Ik heb de aanbevelingen voortkomend uit het intakegesprek aan het management van KROHNE gepresenteerd en hier werd positief op gereageerd. Dit was het begin van een intensief coachingstraject, dat bestond uit 1-op-1 adviessessies en incompany trainingen over onder andere Incoterms, tariefindeling, oorsprongsbepaling en douanewaarde.

 

Wat is er zoal veranderd in de interne douaneprocessen?

Niels: We hadden nauwelijks interne controle op de Confirmation of Exit (CoE), het bewijs dat de goederen de EU hebben verlaten. Hierdoor hadden we veel openstaande zendingen. Met de kennis en het bewustzijn dat we inmiddels hebben, is hiervoor een standaardprocedure ontwikkeld. We volgen sindsdien wekelijks onze CoE op en indien deze niet binnen een aantal dagen terugkomt, verzamelen we zelf bewijsmateriaal om zuivering bij de Douane te regelen. Dit kost ons wel gemiddeld zes uur per week, maar zorgt dat we op dit punt"In control"zijn.

Verder heeft 'Douanezaken' een meer centrale functie gekregen binnen onze KROHNE- vestiging. Iedere importzending wordt nu via één kanaal aangemeld waarna de vervoerders hun inklaringsinstructies ontvangen. Er zijn nieuwe BTI's (Bindende Tarief Inlichting) afgegeven, waardoor de juiste goederencodes worden gehanteerd.

Verder zien we dat er, doordat onze general manager in Dordrecht inmiddels verantwoordelijk geworden is voor alle vijftien productievestigingen, langzamerhand ook op Europees niveau meer bewustzijn komt voor douanezaken.

Lammert: Het is uiteindelijk de verantwoordelijkheid van de onderneming om processen onder controle te krijgen. Het bedrijf moet discipline ontwikkelen en meer naar een systeem van self assessment toegroeien door kritisch naar interne processen te kijken en bevindingen te evalueren. Een jaarlijkse (externe) audit is een goede tool hiervoor. Je wordt dan gedwongen om processen te bekijken en zo nodig aan te passen. Het houdt je scherp en up-to-date. In opdracht van KROHNE voer ik nu jaarlijks een audit uit.

 

Wat waren leermomenten?

Niels: Het was eigenlijk een aaneenschakeling van leermomenten. Binnen ongeveer een half jaar hebben wij de aanbevelingen van de coach doorgevoerd in onze organisatie. Dit heeft er op de korte termijn voor gezorgd dat de organisatie zich bewust is geworden van de risico's en dat we nu compliant zijn voor wat betreft onze douaneverplichtingen. Op de lange termijn zijn we voorbereid op wat komen gaat.

 

Hoe blijf je op de hoogte van alle ontwikkelingen op douanegebied?

Niels: Ik overleg nog regelmatig met Lammert over allerlei zaken. Door het delen van je praktijkervaringen en kennis hou je elkaar up-to-date. Je kunt nooit specialist zijn op alles; door te sparren met elkaar kom je erachter dat je eigen oplossing niet altijd de beste is.

Lammert: er zijn een aantal goede bronnen voor het verkrijgen van informatie, zoals de Market Access Database, InenUitvoer, nieuwsbrieven van de grotere Belasting - en Advies kantoren en de wekelijkse nieuwsbrieven van de Europese Commissie. Ook op Douane actueel, een rss feed van de douane, wordt regelmatig nieuwe informatie geplaatst. Vergeet ook niet de seminars van de verschillende brancheorganisaties, Kamer van Koophandel en Economische Voorlichtings Dienst en actuele workshops en voorlichting door Fenedex.

Niels: Het ontbreekt nog aan een actieve informatiestroom vanuit de douane over veranderingen in douanewetgeving. Hierdoor kost het veel tijd en moeite om alles te blijven volgen.

 

Zou je dit coachingstraject bij anderen aanbevelen?

Niels: Absoluut. De praktische benadering van de coach, het stellen van de juiste vragen en het sparren: dit alles vormt een ideale combinatie om deze lastige materie onder de knie te krijgen. Doordat Lammert de adviessessies en trainingen zelf voor zijn rekening nam, kreeg hij een goed beeld van ons bedrijf en onze manier van werken. Hierdoor kon hij zeer gericht adviseren en ondersteunen.

Praktisch was ook dat een accountmanager van Fenedex aanwezig was bij het intakegesprek. Fenedex beschikt over een goed zicht op de verschillende specialismen en hoe deze op elkaar inspelen. Daardoor heeft zij een overall blik die nuttig is bij het in kaart brengen van de diverse knelpunten.

Lammert: Je merkt dat er veel behoefte is bij bedrijven aan praktijkkennis; de theorie van allerlei regelingen is met een paar muisklikken wel te vinden, maar het gaat om de achtergronden van regelingen en de specifieke betekenis voor een individueel bedrijf, om deze theorie te integreren in een goed bedrijfsproces. Doordat ik al veel bedrijven begeleid heb kan ik situaties goed vergelijken Dit helpt mij om tot de meest praktische oplossingen voor bedrijven te komen.

 

Zijn er dit jaar nog nieuwe ontwikkelingen op het gebied van douane-planning waar jullie op in spelen?

Niels: Wij zijn momenteel bezig met de aanvraag voor de status van 'known consignor' (bekende afzender) voor luchtvrachtzendingen. Verder overwegen we om op termijn ook op te gaan voor de AEO-certificering. Hiermee wordt bij de bouw van onze nieuwe bedrijfshal ook al rekening gehouden.

 

 

Fenedex Exportadvisering op Maat

 

Er zijn diverse mogelijkheden voor een advies op maat via Fenedex: van een sparringsessie met collega-exporteurs bij u op kantoor, tot een btw-consult via skype. Het afgelopen jaar zijn er op het gebied van BTW, douane en commerciële vraagstukken, adviestrajecten gerealiseerd. Bijvoorbeeld op het gebied van:

 

 

Uniek aan deze advisering op maat is de inzet van specialisten die vanuit de praktijk uw situatie beoordelen, deze met u bespreken en vervolgens aanbevelingen doen.

Referenties

Nedap Retail, Sanquin Bloedvoorziening, Eijkelkamp Agrisearch Equipment, Farm Frites

CRH Mobile Fencing, Skytron, Humarbo, Van Ommen

Interesse?

Neem dan contact op met uw accountmanager via 070-3305680. Wij maken graag een vrijblijvende offerte voor u.