Debiteurenbeleid

Een exporteur zal een relatie met een buitenlandse afnemer niet blindelings aangaan. Want juist door de afstand heeft hij een mindere controle op het gedrag van de importeur. Kan de exporteur gemakkelijk beoordelen of hij met een twijfelachtige buitenlandse relatie van doen heeft, of deze haar betalingen altijd nagekomen is? Vandaar dat een debiteuren-controle en -administratie voor de exporteur, nee, voor elke onderneming een noodzaak is voor een goede bedrijfsvoering. Een exporteur kan van tevoren op de hoogte zijn van de liquiditeit van de importeur. Zaak is dan ook nog om een administratie over deze importeurs of buitenlandse relaties op te zetten. Kortom, een debiteurenadministratie.

 

Kredietwaardigheid

De basis voor het al dan niet inbaar zijn van vorderingen wordt vaak al gelegd bij de orderacceptatie. De beslissing of orders, zowel voor nieuwe als voor bestaande relaties, worden uitgevoerd en tegen welke condities, hoort normaliter thuis bij de commerciële medewerkers. Deze blijven mede verantwoordelijk vanaf het moment dat een order wordt geboekt, tot het moment dat het geld is ontvangen. In bijzondere gevallen heeft men de goedkeuring van de directie nodig.Grote of speciale financiële risico's dienen ook in sommige bedrijven ter goedkeuring te worden voorgelegd aan de financiële leiding. Er kan hierbij gedacht worden aan bijvoorbeeld politieke risico's, extra lange betalingstermijnen, etc. In 34% van de gevallen blijkt geen enkel onderzoek te zijn ingesteld naar de kredietwaardigheid van de debiteur. Alhoewel men nimmer 100% zekerheid kan verkrijgen omtrent de kredietwaardigheid van een relatie, is het verstandig alle mogelijkheden die er zijn, aan te wenden. Bij een nieuwe relatie verdient het aanbeveling als volgt te werk te gaan:

  • probeer externe informatie in te winnen;
  • vraag informatie aan degene die de order boekt. Stel aan de hand van deze gegevens een kredietlimiet vast en tracht een korte betalingstermijn te bedingen.
  • bij bestaande relaties kunnen orders onder dezelfde voorwaarden als voorheen worden uitgevoerd, tenzij van de administratie bericht is ontvangen dat:
    • de klant slecht betaalt;
    • de kredietlimiet is overschreden;
    • de politieke situatie in het land is gewijzigd.


Wanneer deze situaties zich voordoen, beslist dikwijls de directie, na overleg met de financiële leiding.

 

Debiteurenadministratie

Het belangrijkste aspect van een goed debiteurenbeheer is een systeem van tijdige signalering. Om een dergelijk systeem met succes te kunnen voeren, moet er aan een aantal voorwaarden worden voldaan:

  1. een goede, actuele administratie;
  2. personeel dat snel en doeltreffend reageert;
  3. actieve opstelling van de directie.


Essentieel voor een goede kredietcontrole is dat de debiteurenadministratie 'up to date' is. De facturen moeten dagelijks worden geboekt, evenals creditnota's, binnenkomende betalingen, etc. De factuur is de basis voor de debiteurenadministratie. Het te betalen bedrag dient duidelijk uit de factuur te blijken. De interne controle dient foutloos te zijn. Met name op de volgende punten dient te worden gelet:

  1. duidelijke betalingsconditie met vermelding van een termijn;
  2. het gewicht;
  3. juiste verkoopprijs;
  4. rekenfouten;
  5. de factuur dient gesteld te zijn in één taal;
  6. vermelding van de gegevens, waarnaar de debiteur nadrukkelijk vraagt.


Correcte facturen kunnen snel worden afgehandeld. Daarentegen werken facturen met fouten of onduidelijke facturen vertragend.

Zodra de goederen zijn verzonden of de dienst is verleend, dient de factuur te worden verzonden en geboekt. In de praktijk ligt vaak een periode van 1 à 2 weken tussen het moment van verscheping en het verzenden van de factuur. Deze periode verlengt de betalingstermijn en dus het risico van de leverancier. Omdat veel bedrijven pas na 30 dagen na ontvangst van de factuur tot betaling overgaan, is een snelle facturering een eerste vereiste. Het verdient geen aanbeveling de factuur bij de goederen te sluiten. Dit document komt dan meestal in de werkplaats of fabriek terecht en verdwijnt in een bureau.

Net als de verkoopfactuur dienen creditnota's voor kortingen, schades, prijsverschillen, retourgezonden producten, enz. snel te worden gemaakt, geboekt en verzonden. Niet tijdig versturen geeft de debiteur de gelegenheid de factuur waarop de creditnota betrekking heeft, niet te betalen. Bij veel bedrijven wordt de aanmaningsprocedure verwaarloosd. Meer dan 1/3 deel van de ondernemers stuurt pas een aanmaning, nadat de betalingstermijn meer dan twee maanden is verstreken. Het aanmanen dient te geschieden door de debiteurenadministratie.

 

Betalingscondities

Er zijn twee soorten betalingscondities:

  • betalingscondities, waarbij de betalingstermijn vastligt;
  • betalingscondities, waarbij de betalingstermijn afhangt van de aankomst van de goederen of de boot. Tevens dient er rekening mee te worden gehouden, dat de geldtransfer vanuit het buitenland niet in één dag is geregeld.

 

Verzending

Op het moment van de verzending van de goederen dient derhalve van elke zending vastgesteld te worden op welke datum de betaling ontvangen kan worden. Rekening houdende met de vaartijd en de geldtransfertijd kan de aanmaningsdatum worden bepaald. Wanneer de debiteur niet reageert op schriftelijke betalingsverzoeken kunnen de volgende mogelijkheden worden aangewend:

  • aanmaningen per telex;
  • telefoneren;
  • inschakelen van een agent;
  • elk bezoek van een commercieel medewerker aan het betreffende gebied benutten en hem een lijst van achterstallige betalingen meegeven.

 

Kredietverzekering

De exporteur kan zich ook tegen bepaalde risico's indekken bij een kredietverzekeringsmaatschappij, die op haar beurt ook vaak een onderzoek instelt naar de kredietwaardigheid van de buitenlandse afnemer. Wanneer de kredietverzekeringsmaatschappij overweegt het risico van de exporteur dat hij niet betaald krijgt te dekken, zal zij informatie willen hebben over:

  • de geschiedenis van het buitenlandse bedrijf;
  • de samenstelling en capaciteiten van leiding van het buitenlandse bedrijf;
  • de spreiding van aandelenbezit;
  • de afhankelijkheid van het aantal afnemers;
  • de rentabiliteit van het bedrijf en de verhouding tussen het vreemde en eigen vermogen;
  • de jaarrekeningen.


Een buitenlandse afnemer zal echter niet altijd openstaan voor de verstrekking van informatie over bovenstaande gegevens. Om een goed oordeel te vormen over de buitenlandse relatie van de exporteur zal de kredietverzekeringsmaatschappij niet alleen een onderzoek doen, maar zich terdege door externen laten voorlichten. Andere exporteurs zal informatie gevraagd worden, contact zal worden opgenomen met de buitenlandse bank, eventueel met de Nederlandse ambassade in het importerende land en met de eigen accountant. Soms kan deze naar het buitenland gaan om ter plekke de relatie te onderzoeken. Hij zal dan o.a. op de bovengenoemde en volgende punten letten:

  • aard van de investeringen van het importerende bedrijf;
  • aanwezigheid van investeringsplannen;
  • andere importen, bedrijfsvergunningen, enz.;
  • debiteurensaldi;
  • kan krediet uit de te verwachten cash flow worden afgelost;
  • fiscale positie;
  • de te verwachten bijdrage van de aan te schaffen machines, e.d. in het resultaat;
  • langlopende in- en verkoopcontracten.


De kredietverzekeringsmaatschappij gaat dus niet bepaald over één nacht ijs in haar versterking van kredieten of het verlenen van een exportkredietverzekering. Niet alleen de kredietverzekeringsmaatschappij kan de exporteur gegevens verschaffen over de mate van kredietwaardigheid van de buitenlandse afnemers. Ook daarin gespecialiseerde particuliere instanties houden zich bezig met onderzoek naar kredietwaardigheden van buitenlandse kopers.

 

Weblinks

Kredietmanagement:
http://www.vvcm.nl(VVCM)
http://www.graydon.nl/(Graydon)
http://www.intrum.nl/
(Intrum Justitia)
http://www.dnb-nederland.nl/( Dun & Bradstreet)
http://www.alecburlington.nl/
(Alec Burlington)
http://www.geconsultancies.nl/
(GE Consultancies)

Incasso:
http://www.intrum.nl/
http://www.graydon.nl/
http://www.dnb-nederland.nl/

Share

Focus

10
MRT

 By Rotterdam School of Management.

Maak gebruik van de gratis SIB-coach!