Medewerkers in het buitenland

Voor u een werknemer naar het buitenland uitzendt: vraag u eerst af of u niet beter een lokale werknemer kunt aanstellen. Uitzending is naar verhouding duur, en er zijn veel formaliteiten te vervullen. Redenen om iemand uit te zenden zijn onder andere:

  • U wilt een bekend aanspreekpunt hebben en daarmee greep houden op uw activiteiten in het buitenland;
  • U wilt een medewerker internationale ervaring laten opdoen.

 

Uitzending naar het buitenland vereist zorgvuldige voorbereiding; neem daar tijd voor! Het regelen van de arbeidsvoorwaarden kost tijd, en u moet zorgen dat uw medewerker in het buitenland goed verzekerd is, vooral voor ongevallen en ziektekosten. Deskundig advies lijkt onontbeerlijk, vooral om eeen idee te krijgen van de verhoudingen in het betrokken land.

 

Ga voor advies naar:

 

  • uw werkgeversorganisatie; 
  • uw Kamer van Koophandel, met name voor de adressen van instituten die zich met bepaalde landen bezighouden; 
  • Employment Conditions Abroad Ltd, Londen (niet goedkoop, maar zeer deskundig);
  • Uw accountant; 
  • Fenedex;
  • Hay Management Consultants, Zeist;
  • Koninklijke Instituut voor de Tropen (KIT), Amsterdam.

 

Meestal gelden bij uitzending andere arbeidsvoorwaarden dan de in Nederland gebruikelijke. U kunt kiezen uit twee varianten: een dienstverband met het buitenlandse bedrijf, en detachering. Vooral bij uitzendingvoor langere tijd, bijvoorbeeld langer dan vijf jaar, wordt vaak gekozen voor een dienstverband met het buitenlandse bedrijf. Beloning en andere arbeidsvoorwaarden worden geregeld zoals dat in het betrokken land gebruikelijk is.

 

Detachering van de werknemer bij het buitenlandse bedrijf wordt vaak toegepast bij korte uitzending (twee a drie jaar). De werknemer blijft bij u in dienst; voor de duur van de detachering maakt u een detacheringsoverdracht: zie checklists.
 
Checklist 1: Uitzending naar het buitenland: wat de onderneming moet doen.

 

  1. Wijs iemand aan die verantwoordelijk is voor de uitzending en tevens contactpersoon is tijdens de uitzending.
  2. Registreer relevante adressen van familieleden in Nederland.
  3. Regel opleidingen nodig voor het functioneren in het buitenland, en taalcursussen voor de betrokkene en zijn gezinsleden.
  4. Arrangeer kennismakingsgesprekken met functionarissen/instanties in het buitenland.
  5. Vraag visa, werk- en verblijfsvergunningen aan en zorg voor medische keuringen en inentingen.
  6. Win informatie in over huisvesting en scholen (voor de kinderen) in het buitenland.
  7. Zorg voor voorlichtingsbrochures en ander informatiemateriaal over wonen en werken in het betrokken buitenland.
  8. Leg contacten met een expediteur/transportonderneming; laat het aantal kubieke meters inboedel schatten en maak contractafspraken.
  9. Stel de vertrekdatum vast; regel tickets.
  10. Regel eventueel tijdelijke huisvesting in Nederland en/of in het buitenland.
  11. Bepaal het arbeidsvoorwaardenpakket (belonong en andere arbeidsvoorwaarden) in het buitenland.
  12. Stel de arbeidsovereenkomst / uitzendovereenkomst op.
  13. Bepaal de kostenvergoedingen in Nederland en/of in het buitenland.
  14. Maak afspraken over het aanhouden of verkopen van het eigen huis van de uitgezondene.
  15. Informeer de salarisadministratie over het vertrek.
  16. Informeer de belastingdienst over het vertrek en vraag naar de te verrichten formaliteiten.
  17. Bied fiscale en juridische ondersteuning aan.
  18. Regel eventueel de vrijwillige voortzetting van de AOW en eventueel andere (werknemers)verzekeringen of regel voortzetting van de verplichte verzekeringen in Nederland.
  19. Schenk bijzondere aandacht  aan ziektekostenverzekering, ongevallenverzekering, reis- en bagageverzekering en transportverzekering. Laat de werknemer zijn
    inboedel- en aansprakelijkheidsverzekering aanpassen. Ga na of er in het land van vestiging sprake is van verplichte lokale verzekering. Pas uw bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering aan de situatie aan. Zorg dat hulpverlening en repatriëring in noodsituaties geregeld zijn.
  20. Regel een afscheidreceptie.

 

 
Checklist 2: Uitzending naar het buitenland: wat de werknemer moet doen.

 

  1. Paspoort/rijbewijs aanvragen of verlengen.
  2. Eindafrekening bij de belasting van inkomstenbelastingen.
  3. Kinderbijslag aanvragen tot de datum van vertrek (bij voortzetting van verplichte verzekering regelen dat kinderbijslagaanvragen doorlopen)
  4. Eventueel auto verkopen.
  5. In het engels gestelde no-claimverklaring van de autoverzekering opvragen.
  6. Eventueel huis verkopen of verhuren.
  7. Uitschrijven op hetgemeentehuis van de woonplaats. Verhuiskaart goed bewaren.
  8. Lopende overeenkomsten opzeggen zoals: huur, telefoon, gas, water, electriciteit, abonnementen, boekenclubs, kijk-en luistergelden.
  9. Bank inlichten.
  10. Waardevolle documenten, zoals: trouwboekje, originele diploma's, getuigschriften, verzekeringspolissen etc. verzamelen.
  11. Bij de huisarts medische gegevens en en gezondheidsverklaring opvragen, inentingen laten inschrijven in een internationaal inentingsboekje.
  12. De kinderen tijdig op scholen of internaten plaatsen.
  13. Verzamelen en adreswijzigingen verzenden (TPG Post verhuisberichten).

 

De eigenlijke arbeidsovereenkomst 'sluimert' en herleeft na einde uitzending.

 

 

 

 

Nuttige links

Algemeen:
http://emigratie.pagina.nl/
http://www.minbuza.nl/ (Ministerie Buitenlandse Zaken)
http://www.kit.nl/frameset.asp?TargetURL=/default.asp (Koninklijk Instituut voor de Tropen)
http://www.labourmobility.com/
http://www.expatexchange.com/
http://www.expatforum.com/ (w.o. "cost of living" index)
http://www.expatinfo.nl/ (beurs)

Mercer's 2008 Cost of Living Survey
http://www.mercer.com/costofliving

Beyond pay: Administrative hot spots of international HR management
http://www.expatica.com/source/

Visum:
http://www.visum.nl/

Sociale zekerheid:
http://www.svb.nl/
http://www.zn.nl/home.asp
http://home.szw.nl/navigatie/rubriek/dsp_rubriek.cfm?rubriek_id=4&subrubriek_id=404&link_id=2609 (Wet beperking export uitkeringen (BEU))

Share

Focus

10
MRT

 By Rotterdam School of Management.

Maak gebruik van de gratis SIB-coach!